POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

serwisu internetowego pro-s.net.pl

Wersja obowiązująca od 11 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób PRO-S Agency Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe użytkowników Serwisu, osób kontaktujących się z PRO-S oraz osób działających w imieniu klientów biznesowych, a także w jaki sposób Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii.

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest PRO-S AGENCY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Elblągu, Aleja Armii Krajowej 7-8 / 20C, 82-300 Elbląg, Polska, KRS: 0001087760, NIP: 5783167752, REGON 527756885 dalej jako „PRO-S” lub „Administrator”.

2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z PRO-S za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@pro-s.net.pl lub pisemnie na adres siedziby.

3. Serwis oznacza witrynę internetową dostępną pod adresem pro-s.net.pl wraz z jej podstronami, formularzami, funkcjonalnościami zakupowymi oraz modułami służącymi do składania zamówień i płatności.

4. Sprzedaż usług za pośrednictwem Serwisu jest kierowana do klientów biznesowych (B2B), jednak Polityka ma zastosowanie również do wszystkich innych osób fizycznych odwiedzających Serwis lub kontaktujących się z PRO-S.

§ 2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu PRO-S może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i firmowe, np. imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, stanowisko lub funkcja, dane osoby reprezentującej przedsiębiorcę;
• dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub rozliczeniowy;
• dane związane z zamówieniem i umową, np. wybrana usługa, zakres zamówienia, cena, numer zamówienia, status realizacji, ustalenia projektowe i historia kontaktu;
• dane rozliczeniowe i księgowe, np. dane do faktury, informacje o płatności i jej statusie;
• dane przekazywane dobrowolnie w formularzach, wiadomościach e-mail, rozmowach telefonicznych lub innych kanałach komunikacji;
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, np. adres IP, data i czas połączenia, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, dane z logów serwera, informacje o błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa;
• informacje zapisywane w plikach cookies i podobnych technologiach – w zakresie zależnym od udzielonych zgód i ustawień użytkownika.

PRO-S nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Użytkownik nie powinien przesyłać takich danych, jeżeli nie jest to niezbędne do konkretnej sprawy.

§ 3. Skąd PRO-S otrzymuje dane

Dane osobowe mogą pochodzić:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – np. z formularza kontaktowego, zamówienia, korespondencji lub rozmowy;
• od przedsiębiorcy będącego klientem PRO-S – np. gdy przekazuje dane swojego pracownika, współpracownika, pełnomocnika albo osoby kontaktowej;
• z treści zawartej umowy, zamówienia, dokumentów rozliczeniowych lub korespondencji dotyczącej realizacji usługi;
• z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł biznesowych, w szczególności CEIDG lub KRS, jeżeli jest to potrzebne do weryfikacji danych przedsiębiorcy lub reprezentacji;
• automatycznie z urządzenia i przeglądarki użytkownika podczas korzystania z Serwisu – w zakresie danych technicznych, logów i cookies.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Kontakt, zapytania i przygotowanie oferty

Dane podane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail, podczas rozmowy telefonicznej lub w innym kanale komunikacji są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, przedstawienia informacji o usługach, przygotowania wyceny, ustalenia zakresu współpracy oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną przyszłej umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes PRO-S polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze zapytań, w szczególności gdy kontakt następuje przez pracownika lub przedstawiciela przedsiębiorcy.

2. Zawarcie i realizacja umowy lub zamówienia

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy, organizacji prac, komunikacji z klientem, przekazywania projektów i materiałów, obsługi poprawek, odbioru prac, zapewnienia wsparcia oraz realizacji innych obowiązków wynikających z uzgodnionej współpracy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do osoby fizycznej będącej stroną umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do danych osób reprezentujących, pracowników i współpracowników klienta biznesowego. Prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość prawidłowej realizacji współpracy z przedsiębiorcą.

3. Obsługa zamówień przez WooCommerce

Serwis może wykorzystywać WooCommerce do obsługi procesu zakupowego. W tym celu przetwarzane są dane niezbędne do utworzenia i obsługi zamówienia, wystawienia dokumentu sprzedaży, identyfikacji klienta biznesowego, przekazania informacji o statusie zamówienia oraz powiązania płatności z konkretną usługą.

Dane zamówień są przetwarzane w infrastrukturze Serwisu i u dostawców świadczących na rzecz PRO-S usługi hostingu, utrzymania systemów oraz wsparcia technicznego. Samo wykorzystanie oprogramowania WooCommerce nie oznacza, że dane są automatycznie przekazywane jego producentowi; zakres ewentualnego przekazania zależy od faktycznie użytych dodatkowych usług lub rozszerzeń.

4. Płatności PayU

W przypadku wyboru płatności online dane niezbędne do zainicjowania i rozliczenia transakcji mogą być przekazywane do PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu. PRO-S przetwarza informacje dotyczące płatności przede wszystkim w celu ustalenia, czy transakcja została zainicjowana, zakończona, odrzucona, zwrócona lub wymaga dalszej obsługi.

PayU działa jako odrębny administrator danych osobowych w zakresie wykonywania usług płatniczych. Co do zasady PRO-S nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego użytkownika, takich jak pełny numer karty płatniczej. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez PayU są przedstawiane przez PayU w jego własnej polityce prywatności i podczas procesu płatności.

Podstawą przetwarzania po stronie PRO-S jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja zamówienia i rozliczenia, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa transakcji, wyjaśnianie nieprawidłowości i ochrona przed nadużyciami.

5. Finansowanie B2B / PragmaPay

Jeżeli klient biznesowy wybierze dostępną w ramach PayU metodę finansowania B2B, w tym PragmaPay, dane niezbędne do uruchomienia procesu mogą zostać przekazane do PayU oraz do podmiotu zapewniającego finansowanie, w szczególności PragmaGO S.A. Zakres danych i warunki finansowania są prezentowane klientowi w toku wyboru tej metody płatności.

Dodatkowe dane wymagane do oceny finansowania, identyfikacji lub zawarcia umowy finansowania są przetwarzane przez właściwego dostawcę finansowania jako odrębnego administratora, zgodnie z jego własnymi obowiązkami informacyjnymi. PRO-S nie podejmuje decyzji o przyznaniu finansowania.

6. Fakturowanie, księgowość i obowiązki prawne

Dane są przetwarzane w celu wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych, prowadzenia rozliczeń podatkowych, realizacji obowiązków wynikających z przepisów rachunkowych, podatkowych i innych bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z korzystaniem z Serwisu, zamówieniem, płatnością lub realizacją umowy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes PRO-S polegający na ochronie praw Administratora i możliwości wykazania przebiegu współpracy.

8. Bezpieczeństwo Serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane techniczne, logi, adresy IP i informacje o zdarzeniach mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, wykrywania błędów, zapobiegania atakom, nadużyciom, oszustwom oraz nieuprawnionemu korzystaniu z systemów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes PRO-S polegający na ochronie Serwisu, danych i infrastruktury.

9. Analityka, statystyka i marketing

Narzędzia analityczne, statystyczne lub marketingowe, które nie są niezbędne do działania Serwisu, mogą być uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w narzędziu zarządzania zgodami na cookies. W zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a dostęp do informacji zapisanych na urządzeniu użytkownika odbywa się zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Serwis korzysta z Google Tag Manager do zarządzania tagami i skryptami. Google Tag Manager może służyć do uruchamiania innych narzędzi analitycznych lub marketingowych zgodnie z konfiguracją Serwisu i udzielonymi przez użytkownika zgodami.

10. Informacje handlowe i marketing bezpośredni

Jeżeli PRO-S umożliwi zapis na newsletter, wysyłkę ofert lub inny marketing bezpośredni z wykorzystaniem poczty elektronicznej, telefonu lub podobnych kanałów, komunikacja marketingowa będzie prowadzona wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a wykorzystanie urządzeń końcowych lub usług komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowej odbywa się zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 5. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

1. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz bez danych umożliwiających kontakt PRO-S może nie być w stanie udzielić odpowiedzi.

2. Podanie danych oznaczonych jako wymagane podczas składania zamówienia jest konieczne do przyjęcia zamówienia, identyfikacji klienta biznesowego, rozliczenia płatności i wykonania usługi.

3. Podanie danych wymaganych przez PayU lub dostawcę finansowania jest dobrowolne, ale ich niepodanie może uniemożliwić skorzystanie z wybranej metody płatności lub finansowania.

4. Zgody dotyczące cookies analitycznych, marketingowych i innych technologii niewymaganych do działania Serwisu są dobrowolne. Odmowa lub wycofanie zgody nie może powodować braku dostępu do podstawowych funkcji Serwisu.

§ 6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane lub powierzane następującym kategoriom podmiotów, jeżeli jest to niezbędne do określonego celu:

• dostawcom hostingu, serwerów, kopii zapasowych, poczty elektronicznej i infrastruktury IT;
• podmiotom zapewniającym utrzymanie Serwisu, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo, tworzenie kopii zapasowych i administrację systemami;
• dostawcom systemów księgowych, biuru rachunkowemu, doradcom podatkowym oraz podmiotom wspierającym rozliczenia;
• PayU S.A. oraz innym podmiotom uczestniczącym w realizacji wybranej metody płatności;
• PragmaGO S.A. lub innemu właściwemu podmiotowi finansującemu – jeżeli klient wybierze finansowanie B2B dostępne w procesie płatności;
• bankom i instytucjom finansowym, jeżeli jest to potrzebne do wykonania lub zwrotu płatności;
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych lub zewnętrznych treści – wyłącznie w zakresie zgodnym z konfiguracją Serwisu i udzielonymi zgodami;
• kancelariom prawnym, doradcom i podmiotom windykacyjnym, gdy jest to konieczne do ochrony praw lub dochodzenia należności;
• organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie PRO-S działają na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych i mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia powierzonych im usług.

§ 7. PayU jako odrębny administrator

1. Operatorem płatności może być PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399, NIP 779-23-08-495.

2. W zakresie wykonywania usług płatniczych PayU samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych i jest odrębnym administratorem danych.

3. PayU może przetwarzać dane m.in. w celu wykonania transakcji, informowania o jej statusie, obsługi reklamacji, przeciwdziałania nadużyciom, spełniania obowiązków prawnych oraz – w zależności od wybranej usługi – oceny ryzyka lub obsługi finansowania.

4. Przed dokonaniem płatności użytkownik powinien zapoznać się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych udostępnianymi przez PayU w procesie płatności.

§ 8. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie polegające na zapisywaniu informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwaniu dostępu do informacji już zapisanych. Część cookies jest niezbędna do prawidłowego działania Serwisu, a pozostałe są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

Cookies niezbędne

Cookies niezbędne umożliwiają m.in. prawidłowe wyświetlanie Serwisu, utrzymanie sesji, zapamiętanie zawartości koszyka i danych niezbędnych do przejścia przez proces zamówienia, zapewnienie bezpieczeństwa, równoważenie obciążenia oraz zapis wyborów dotyczących prywatności. Do ich stosowania nie jest wymagana zgoda, jeżeli są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Cookies analityczne i statystyczne

Mogą służyć do mierzenia ruchu, sposobu korzystania z Serwisu, skuteczności podstron i ścieżek użytkownika. Jeżeli ich wykorzystanie wymaga dostępu do informacji na urządzeniu użytkownika, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.

Cookies funkcjonalne i zewnętrzne treści

Mogą być związane z dodatkowymi funkcjami, takimi jak osadzone mapy, opinie, multimedia, zewnętrzne narzędzia komunikacyjne lub inne elementy dostarczane przez podmioty trzecie. W zależności od sposobu działania danej funkcji mogą wymagać zgody przed jej uruchomieniem.

Cookies marketingowe

Mogą służyć do pomiaru skuteczności kampanii reklamowych, tworzenia grup odbiorców lub wyświetlania spersonalizowanych komunikatów reklamowych. Są używane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Zarządzanie zgodami

Użytkownik może zaakceptować wszystkie, odrzucić niewymagane albo wybrać poszczególne kategorie cookies w narzędziu zarządzania zgodami dostępnym w Serwisie. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać z taką samą łatwością, z jaką została udzielona.

Niezależnie od narzędzia zgód użytkownik może również zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące cookies. Ograniczenie cookies niezbędnych może jednak spowodować, że część funkcji Serwisu – w szczególności koszyk, formularze lub proces płatności – nie będzie działać prawidłowo.

§ 9. Google Tag Manager i usługi zewnętrzne

1. Serwis wykorzystuje Google Tag Manager (GTM) jako narzędzie do zarządzania tagami i skryptami. GTM pozwala technicznie uruchamiać inne usługi, np. narzędzia analityczne lub marketingowe.

2. Narzędzia wymagające zgody powinny być uruchamiane za pośrednictwem GTM dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody przez użytkownika w banerze cookies.

3. Serwis może zawierać odnośniki lub elementy pochodzące z zewnętrznych serwisów, np. Google lub WhatsApp. Po przejściu do takiego serwisu albo uruchomieniu osadzonej funkcji dalsze przetwarzanie danych może odbywać się na zasadach określonych przez operatora tego serwisu.

§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii wykorzystywanych przez Serwis mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, PRO-S wymaga stosowania mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych właściwych zabezpieczeń.

W przypadku usług, w których zewnętrzny podmiot jest odrębnym administratorem – np. PayU lub dostawca określonego narzędzia Google – szczegółowe informacje o transferach międzynarodowych są przedstawiane w polityce prywatności tego podmiotu.

§ 11. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i okresów przedawnienia. W szczególności:

• dane związane z zapytaniem – przez czas niezbędny do obsługi korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub do czasu upływu możliwych roszczeń;
• dane związane z umową i zamówieniem – przez czas trwania współpracy oraz następnie do upływu właściwych okresów przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany właściwymi przepisami, co do zasady przez okres związany z przedawnieniem zobowiązań podatkowych;
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do czasu jej wycofania, a po wycofaniu w zakresie niezbędnym do wykazania faktu udzielenia i wycofania zgody lub obrony przed roszczeniami;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo ustania tego interesu;
• dane techniczne i logi – przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, diagnostyki i ochrony przed nadużyciami;
• cookies – do czasu ich wygaśnięcia, usunięcia przez użytkownika lub wycofania zgody, zgodnie z ustawieniami danego pliku i narzędzia zarządzania zgodami.

§ 12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania danych;
• prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane prawem;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego – w takim przypadku dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z PRO-S pod adresem biuro@pro-s.net.pl. Przed realizacją żądania PRO-S może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek, jeżeli jest to uzasadnione.

§ 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. PRO-S nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych.

2. Jeżeli użytkownik wybierze płatność odroczoną, raty lub inną formę finansowania, PayU, PragmaGO lub inny właściwy dostawca finansowania może stosować własne mechanizmy oceny ryzyka, scoringu lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji. PRO-S nie ustala zasad takiej oceny i nie podejmuje decyzji o przyznaniu finansowania. Szczegóły powinny być przedstawione przez właściwego dostawcę w jego obowiązku informacyjnym.

§ 14. Dane osób kontaktowych i reprezentantów klientów biznesowych

Jeżeli klientem PRO-S jest spółka, fundacja, stowarzyszenie albo inny podmiot, którego stroną umowy nie jest bezpośrednio osoba fizyczna, PRO-S może przetwarzać dane członków organów, pełnomocników, pracowników, współpracowników i innych osób wskazanych do kontaktu. Takie dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji współpracy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość komunikacji i wykonania umowy z danym przedsiębiorcą.

§ 15. Bezpieczeństwo danych

PRO-S stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka przetwarzania, w szczególności rozwiązania mające ograniczać dostęp osób nieuprawnionych, utratę, zniszczenie, nieuprawnioną zmianę lub ujawnienie danych. Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Komunikacja z Serwisem powinna odbywać się przy wykorzystaniu szyfrowanego połączenia HTTPS. Użytkownik powinien również dbać o bezpieczeństwo własnego urządzenia, poczty elektronicznej i danych uwierzytelniających.

§ 16. Linki i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron, profili społecznościowych, narzędzi komunikacyjnych, systemów płatniczych lub innych usług. Po opuszczeniu Serwisu użytkownik podlega zasadom prywatności właściwym dla danego podmiotu. PRO-S nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane samodzielnie przez operatorów zewnętrznych serwisów.

§ 17. Zmiany Polityki

PRO-S może aktualizować Politykę w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu świadczonych usług, sposobu działania Serwisu, wdrożenia nowych narzędzi, zmiany operatora płatności lub rozszerzenia dostępnych metod finansowania. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.

Ostatnia aktualizacja: 11 sierpnia 2026 r.